מה זה PMO ומה המשמעות של PMO

עכשיו אתה יודע יותר על PMO בניהול פרויקטים וכיצד תוכל להשתמש בו כדי לשפר את ביצועי הפרויקט. בנוסף, יש לך ידע טוב יותר על חשיבותו של PMO בכל ארגון ומה הופך את PMO יעיל.

מה זה PMO? (מדריך ואינפוגרפיקה)

משרדי ניהול הפרויקטים הפכו פופולריים יותר ויותר בעשור האחרון, כאשר מספר ה- PMOs בתוך חברות ממשיכות לעלות, על פי מדינת סקר ניהול הפרויקטים 2020, בריטניה: וולינגטון PPM.

אבל מה תפקידו של PMO, ואיזו מטרה היא משרתת בניהול פרויקטים ועסקים? מאמר זה מתעמק במושג משרד לניהול פרויקטים (PMO), ומספק הבנה מעמיקה יותר כיצד PMO יכול לייעל תהליכי ניהול פרויקטים, ליישר פרויקטים עם יעדים עסקיים ובסופו של דבר להניע הצלחה ארגונית.

כדי למקסם את הפוטנציאל של ה- PMO שלך, שקול ליישם את הפיתרון המקיף של משרד ניהול הפרויקטים של WRIKE המציע מערך כלים רב עוצמה שנועד לרומם את ביצועי ה- PMO שלך ולשפר את שיתוף הפעולה בין צוותי הפרויקט.

מה המשמעות של PMO?

PMO (משרד ניהול פרויקטים) הוא קבוצה פנימית או חיצונית המגדירה ומתחזקת תקני ניהול פרויקטים ברחבי ארגון. PMOs אחראים על שמירה על שיטות עבודה מומלצות ותיעוד סטטוס ואסטרטגיה של הפרויקט במקום אחד.

משרד ניהול הפרויקטים הוא שומר התיעוד, ההנחיות והמדדים לביצוע פרויקטים, ומבטיח שפרויקטים מסתיימים בזמן ובתקציב.

תפקידים ואחריות PMO

חברה קטנה עשויה להיות מסוגלת לגרד בלי להיות משרד ניהול פרויקטים. אבל אם לארגון שלך יש מספר רב של פרויקטים חוצי פונקציונליים הפועלים בו זמנית, יש בוודאי שיש לו PMO ברשימת העדיפויות שלך.

תלוי בגודל ובהיקף הפרויקטים, משרד מצליח לניהול פרויקטים יהיה תערובת אידיאלית של אנשים, כלים ותהליכים.

להלן כמה מהאחריות של PMO:

• בחר את הפרויקטים הנכונים: לרוב אחראי על PMO בבחירת התערובת הנכונה של פרויקטים לארגון. פרויקטים אלה צריכים להתיישר עם יעדים ארגוניים רחבים יותר. זה כרוך ביצירת מדיניות, תהליכים וזרימות עבודה כדי להגדיר ולנהל את כל הפרויקטים.
• ניהול פרויקטים של אלופות: זה התפקיד של PMO לעדכן את העובדים בתקשורת והדרכה קבועים. זה כולל שמירה על תרבות פרויקטים משותפת, טכניקות עבודה אחידות והגדרת מדדי פרויקטים ו- KPI.
• לבצע ניהול משאבים יעיל. הם גם יאמן ויאמן עובדים כדי להבטיח שניהול פרויקטים יקרה באופן יעיל ואחיד ברחבי הארגון.
• לגייס כלי פרויקט: PMOS אוצר כלי ניהול עבודה, תבניות ותוכנה ליצירת מאגר אמין של נתוני פרויקט שמביא לקבלת החלטות טובות יותר.

מה ההבדל בין PMO למנהל פרויקטים?

למרות שהם קשורים לתפקוד, מנהל פרויקטים ו- PMO שונים. בעוד שמנהל פרויקטים הוא אדם המטפל בפרויקט מסוים מתחילתו ועד סופו, PMO הוא צוות מומחים שעובדים ברמה ארגונית.

חובותיו של מנהל פרויקט כוללות הגדרת יעדי פרויקט, איסוף נתונים, תזמון משימות וניהול עלויות, תקציבי הפרויקט ומשאבים של הפרויקט.

ה- PMO גדול יותר בהיקף וביישום. זהו צוות רב תחומי של IT, תכנון, מימון, ניהול סיכונים ומומחי משאבים שמשתפים פעולה כדי להבטיח שכל הפרויקטים הארגוניים יועברו באיכות גבוהה ומשיגים את התוצאות המוגדרות שלהם. זה מושג על ידי מיפוי יעדי הפרויקט, והגדרת תהליכים, זרימות עבודה, מתודולוגיות, אילוצי משאבים והיקף הפרויקט.

מי זקוק למשרד לניהול פרויקטים?

לא לכל חברה יש PMO, וגם כל חברה זקוקה לה. עם זאת, משרדי ניהול פרויקטים מועילים אם מספר הפרויקטים גדל בארגון. הסיכון לכישלון עולה כאשר המשאבים מתוחים ועדיפות מתחרה מתעוררת.

PMO ממלאת את תפקידו של מנצח, מבינה כיצד כל פרויקט שהוצע מתאים לאסטרטגיה העסקית הרחבה יותר. זה עוזר להבטיח שהמשאבים מוקצים כראוי כדי למזער את כישלון הפרויקט.

יתכן שתזדקק למשרד לניהול פרויקטים אם:

• פרויקטים מסתיימים שוב ושוב מאוחר מהמתוכנן או מתקציב יתר על המידה
• פרויקטים אינם מיושרים נכון עם היעדים העסקיים
• לבעלי העניין שלך אין נראות להתקדמות הפרויקט
• אין לך תהליך סטנדרטי ליזום וביצוע פרויקטים
• אינך יכול לעקוב אחר הצלחת הפרויקט במדויק

כמה פופולרי PMO?

משרדי ניהול פרויקטים הופכים פופולריים יותר ויותר עבור ארגונים בכל הגדלים. בשנת 2000, רק 47% מהארגונים היו PMO. בשנת 2020 דיווחו 89% על PMO (כאשר 50% היו בעלי יותר מאחד).

עבור חברות עם הכנסות מעל 1 מיליארד דולר, המספר הזה מטפס ל 95%. רק 9.9% מהחברות הצהירו כי אין להם משרד ניהול פרויקטים בכלל.

מי מצליח את ה- PMO?

צוות PMO הם אנשי מקצוע מנוסים מאוד, בממוצע לפחות 10 שנים בכוח העבודה. חוץ מזה, 45% יש הסמכת PMP (Professional Management Professional). במשרד ניהול הפרויקטים הממוצע יש תשעה אנשי צוות.

PMOs פועלים על פי צרכי הארגון ומטרות הארגון, כך שכל משרד ניהול פרויקטים מובנה אחרת. כמעט מחצית (49%) מ- PMOS מדווחים ישירות למנהלים ברמת C, ואילו הרוב המכריע של PMOS מדווח לסגן נשיא ומעלה.

מנהל PMO ומנהל PMO

בכ- 85% מ- PMOs יש מנהל PMO או מנהל PMO כדי לפקח על פרויקטים בכל הארגון. כאן, מנהל ה- PMO או המנהל מקיים מתודולוגיות ותקנים לניהול פרויקטים, קובע את גישת הארגון למחזור החיים המלא של הפרויקטים ומנהל חלוקת משאבים והקצאת משאבים על כל הפרויקטים.

מנהלי פרויקטים ותוכניות

מנהלי הפרויקטים והתוכניות מדווחים יותר ויותר למשרד לניהול הפרויקטים. אחוז מנהלי הפרויקטים המדווחים ל- PMO גדל מ 42% בשנת 2012 ל 52% בשנת 2016. כמו כן, 29% מהארגונים אומרים כי 100% ממנהלי הפרויקטים שלהם מדווחים ל- PMO.

תפקידי תמיכה

PMOs כוללים לעתים קרובות תפקידים תומכים המסייעים למנהלי פרויקטים ותוכניות באיסוף נתונים מדויקים. תפקידים אלה כוללים:

• מתזמן פרויקטים
• מתכנני פרויקטים
• בקרי פרויקטים
• סגל אדמיניסטרטיבי

מאמני PMO ומאמנים

הכשרה ממלאת תפקיד גדול במשרד לניהול הפרויקטים. יותר ממחצית (60%) מ- PMOs יש תוכנית הכשרה לניהול פרויקטים (עלייה מ -49% בשנת 2014). בממוצע, PMOs מספקים חמישה ימי אימונים לצוות שלהם. PMOs בעל ביצועים גבוהים מכשירים את צוות ניהול הפרויקטים בתחומים הבאים:

• 79%: הדרכת כלי תוכנה לניהול פרויקטים
• 76%: יסודות ניהול פרויקטים
• 67%: פיתוח מיומנויות ראש הממשלה מתקדם
• 61%: הכשרת מנהיגות
• 48%: הדרכת יישור עסקים
• 48%: הכנת PMP
• 42%: תעודת PM
• 33%: ניהול פרויקטים זריזים

היתרונות של PMO טוב

PMOs נתפסים לעתים קרובות כעלות מיותרת, אך הם מספקים ערך כאשר הם נפרסים נכון. משרדי ניהול פרויקטים יוצרים ערך על ידי:

• אספקת פרויקטים תחת תקציב
• הגברת שביעות רצון הלקוחות
• שיפור הפרודוקטיביות
• שיפור יישור הפרויקטים עם מטרת החברה
• הפחתת מספר הפרויקטים הכושלים

אתגרי PMO

למרות שהיתרונות עשויים להיות ברורים, לעתים קרובות נתפסים תהליכי PMO כתקורה. הפגנת ערך מוסף יכולה להיות קשה עבור משרד ניהול הפרויקטים, ותהליכי ניהול השינויים שהם מבקשים ליישם נפגשים לעיתים בהתנגדות.

כדי להתגבר על מכשולים אלה, PMOs צריכים להתמקד במדידה ודיווח על היתרונות המובילים המפורטים בסעיף הקודם. הפגנת השפעה ניתנת לכימות על פני פרודוקטיביות, חיסכון בעלויות, שביעות רצון לקוחות ו- KPIs אחרים מוכיחים את הערך של PMO ומגדיל את האמון בכל הארגון.

כיצד לנהל את הפרויקט שלך עם תבנית PMO

אם אינך בטוח היכן להתחיל ביצירת משרד ניהול פרויקטים מאפס, שימוש בתבנית לאוטומציה של חלק מהעבודה המעורבת יכול להבהיר את התהליך בהרבה. תבנית PMO מאפשרת לך לראות בדיוק כיצד יש לארגן את תיק העבודות שלך ולהתאים אותו להתאמה אישית לסטנדרטים שלך.

בעזרת תבנית, כמו זו שנמצאת ב- WRIKE, הופכת את מבנה ה- PMO שלך לקל. התבנית של WRIKE מעניקה ל- PMOS את הכלים הדרושים להם בכדי לפגוע בקרקע הפועלת בכל פרויקט חדש, כגון טפסי בקשה, לוחות מחוונים הניתנים להתאמה אישית כדי להודיע ​​על בעלי העניין, תבניות פרויקט למתודולוגיה המועדפת עליך, ולניטור יומן RAID כדי לעמוד בסיכונים למינימום.

העתיד של PMO

הפופולריות של PMO הולכת וגוברת, אם כי איך ייראה PMOS בעתיד אינו בטוח. טכנולוגיות מתעוררות כמו מכונות חכמות, AI (בינה מלאכותית), ואינטרנט של הדברים (IoT) יכולות לחסל רבים מתפקידי ה- PMO ופונקציות יומיומיות.

“על מנהיגי PMO להעריך מחדש ולסביר להניח להתאים את יכולות הצוות שלהם, תחומים, מדדים וכלים כדי לאפשר טרנספורמציה ארגונית בעידן הדיגיטלי”, על פי דוח גרטנר. (גרטנר, פריימר טרנספורמציה של PMO לשנת 2018, רוברט א. הנדלר, ג’ואן קופצ’ו, 1 בפברואר 2018). “PMOs לא מצליחים להתאים את הפנים עם הימצאות יונה לניהול עלויות או להתיישנות.”

• לזהות ולהתיישר עם ערכי הארגונים שלהם טוב יותר. אם הארגונים שלהם מחפשים זריזות משופרת, PMOs חייבים להיות מוכנים לשנות את האופן בו הם עובדים כדי להתאים.
• השתמש במדדים ולוחות מחוונים כדי להדגים את ערך הפרויקטים והתוכניות שהם נוגעים בהם, כמו גם את ה- PMO עצמו
• לאזן את הצורך בחדשנות עם הצורך ביציבות
• לא רק לספק אסטרטגיה אלא להבין כיצד לבצע עליו
• להבין כיצד טכנולוגיות ומערכות חדשות כמו AI ו- IoT ישפיעו על אופן ביצוע העבודה

ה- PMO הוא חלק מהותי יותר ויותר בארגון מצליח. כאשר טכנולוגיות חדשות מופיעות וחברות מחפשות חדשנות, PMOs חייבים להתפתח כדי להישאר רלוונטיים ובעלות ערך.

בנוף העסקי המתפתח במהירות זו, PMOs חייבים להסתגל גם עם זריזות. פתרון משרד ניהול הפרויקטים של WRIKE מצייד PMOs לתכונות לתכנון אסטרטגי, ניהול זריז, סטנדרטיזציה של תהליכים עסקיים, ניהול תיקים, הקצאת משאבים ודיווח. פיתרון זה יכול לעזור להניע טרנספורמציה דיגיטלית ברחבי הארגון שלך על ידי פירוק ממגורות והבטחת ביצוע חלק ועקבי.

ללא קשר למיקוד של צוות PMO שלך מתכנון אסטרטגי ו- PPM לניהול תכניות, או M&A, אתה יכול להתאים אישית את זרימות העבודה ולבחור את התכונות המתאימות ביותר לצרכים שלך.

התחל עם הפיתרון של WRIKE ל- PMO ולגלות כיצד אנו יכולים לעזור לחברי הצוות שלך להשיג תוצאות גדולות יותר.

שתף את האינפוגרפיקה שלנו באתר שלך באמצעות קוד הטמעה זה:

מה זה PMO ומה המשמעות של PMO?

אתה יכול לתהות מה זה PMO? ובכן, PMO הוא ראשי תיבות של משרד ניהול פרויקטים. בכל ארגון, PMO הוא מחלקה האחראית על שיפור ניהול הפרויקטים על ידי שיפור היעילות.

PMO יוצר ומתחזק מסמכים, עוקב אחר התקדמות ומציע חינוך בעניינים לגבי פרויקט. משרדי ניהול פרויקטים מוטלים גם על דיווח על ביצועי הפרויקט לניהול ובעלי העניין העליונים, לתעדף פעילויות, תכנון פרויקטים ולהבטיח שכל הפרויקטים תואמים את היעדים הארגוניים.

. במקרה זה, שיטות ותהליכים של מכשירי PMOS להשלמה מעשית של כל פרויקט. בְּקִצוּר נִמרָץ;

• PMOs הם חלק ממחלקת המחקר והפיתוח המוטלת על ניהול פרויקטים של חברות.
• כמעט לכל מחלקה יש PMO כדי להבטיח השלמה מוצלחת של פרויקטים מחלקתיים.
• לארגון עשוי להיות PMO אסטרטגי ברמת הניהול העליונה. ל- PMO זה יש אחריות רחבה יותר מכל PMO אחר בחברה.

מה התפקיד של PMO?

ניתן לתאר PMO כגוף רגולטורי פנימי המשמש לסטנדרטיזציה של ביצוע הפרויקט כדי לשפר את היעילות והפרודוקטיביות בתוך ארגון. משרד ניהול פרויקטים מנחה צוותים ומפתח מדדי ביצועים שניתן להשתמש בהם כדי להעריך את הפרויקט. תפקידו של PMO בכל ארגון עשוי להיות שונה. עם זאת, האחריות הכוללת כוללת:

ניהול משאבים: משרד ניהול פרויקטים מנהל ומקצה משאבים של חברות על פני פעילויות ופרויקטים שונים. בדרך כלל זה נעשה על סמך סדרי עדיפויות ארגוניים ותקציב.

. בהתאם, PMO מבטיח שההנהלה מקבלת את ההחלטות הנכונות על בסיס מידע מדויק.

תרבות ארגונית: ניתן להשתמש ב- PMO כדי לקבוע תרבות פרויקטים על ידי תקשורת והדרכת עובדים בשיטות ושיטות עבודה מומלצות. זה משפר את התרבות הארגונית.

שְׁקִיפוּת: PMO מציע מידע מדויק ורלוונטי על פרויקטים לתמיכה בקבלת החלטות ארגוניות. בכך, PMO מבטיח שקיפות ואחריות.

תמיכה: PMOs בדרך כלל נוצרים כדי להקל על ביצוע הפרויקט. זה נעשה בעיקר על ידי עזרה לצוותי פרויקטים, הקלה על יישום אפקטיבי של אסטרטגיות, הכשרת עובדים ומעקב אחר התקדמות.

מה המשמעות של PMO?

כאמור ההגדרה המילולית של PMO – היא משרד ניהול הפרויקטים. בכל ארגון עסקי הם המחלקה המטפלת בכל ההיבטים של תהליך ניהול פרויקטים רשמי ומבטיחה כי מחזור החיים של פרויקטים יעקוב מתחילתו ועד סופו כך שניתן יהיה לבצע אופטימיזציה הטובה ביותר. PMO הוא קריטי להצלחת שיפור מחזורי הפרויקט ועזרה לעסקים בקנה מידה יעיל.

הבנת מה המשמעות של PMO חשובה עבור ארגונים וסטארט -אפים כאחד מכיוון שמה שנמדד נוטה לשפר בין אם זה ספרינטים של מפתחים, פרויקטים שיווקיים או שלבי עיצוב למדידת תוצאות הצלחה ומעקב אחר KPI באמצעות תהליך PMO בריא אולי המפה המסייעת לתוצאות אלה החברה מגיעה לנקודת הקצה הרצויה.

סוגי PMOs

PMOs שונים בכל מחלקה וארגון. בהתאם, הם מבצעים משימות שונות ומבצעים את תפקידיהם בדרכים ייחודיות. בדרך כלל, PMOs מסווגים כ:

1. שליטה ב- PMO

סוג זה של משרד ניהול פרויקטים עובד ביעילות על ידי הערכת היישום והשימוש בתהליכים, שיטות, כלים ותקנים שונים. ה- PMO עשוי גם לשלוט כיצד מיושמים אסטרטגיות על ידי מתווה הנחיה להשלמת העבודה.

2. PMO תומך

סוג זה של PMO תומך בפרויקטים של פיתוח ופעילויות חברה. זה נעשה על ידי איסוף מידע על פרויקטים, מתווה שיטות עבודה מומלצות, הכשרת עובדים וייעוץ להנהלה הבכירה. .

3. הוראה PMO

PMO זה שולט בחלק המשמעותי ביותר בפרויקטים בחברה. ה- PMO מציע הנחיות על כל תחומי הפרויקט ומעריך את הביצועים לאורך זמן.

למה אתה צריך PMO?

בהתבסס על מחקר ותוצאות, ארגון עשוי לדרוש PMO למטרות רבות.

• הארגון רוצה לנהל פרויקטים ופעילויות רבות
• לתאם ולהקצות משאבים בהתאם
• לקבלת מידע מדויק שעוזר לקבל החלטות קוליות
• כאשר הארגון צריך להשקיע בפרויקטים רבים במחלקות שונות
• כאשר יש צורך לקבל החלטות מהירות בסביבה עסקית המשתנה במהירות
• לייעל עלויות
• כאשר יש צורך לתעדף פרויקטים על סמך החזר ההשקעה שלהם (ROI)

PMO יעיל ביותר כאשר הוא נמצא ברמה העליונה ביותר של הארגון. המשמעות היא שיש PMO אסטרטגי בכרוד ההנהלה לקבלת החלטות טובות יותר. מערך כזה מבטיח תקשורת אפקטיבית של יעדים ארגוניים ליישור פרויקטים עם דרישות מקבלי החלטות מרכזיות.

. יש להביא את כל אחד מחברי הצוות שעובד על פרויקט על מה שנדרש והשיטות.

מה הופך PMO יעיל?

PMO יעיל חיוני בהבטחת יישום וביצוע מוצלחים של פרויקטים. PMOs המובילים ביותר מציעים לעתים קרובות הנחיות טובות יותר להשלמת הפרויקט. המשמעות היא ניהול מועדים, עמידה בדרישות ומגבלות התקציביות והבטחת עבודה באיכות גבוהה עם השלמת. במילים אחרות, PMO היעיל ביותר מבצע את חובתו באופן מקיף כדי לתת תוצאות טובות יותר בסוף היום.

PMO יעיל חייב:

• הגדר את היקף הפרויקטים ואת היעדים בבירור
• הערכת עלות הפרויקט
• מהווים חברי צוות מוסמכים
• לעבוד ללא מאמץ עם ספקים
• להעריך פרויקטים לפני, במהלך ואחרי ההוצאה להורג
• קבע עדיפות לפרויקטים של החזרות גבוהה
• לשתף פעולה עם מחלקות רלוונטיות

PMO יעיל הוא שן חיוני בהצלחה ארגונית.

הגדרת PMO

הידיעה מה זה PMO עשויה לא להספיק אם אינך יודע כיצד להגדיר אותו כראוי. הקמת PMO צריכה להיות מבוססת על החלטות טקטיות ולהתייחס אליו כאל פרויקט ארגוני אחר. עם זאת בחשבון, זרימת התהליך צריכה לעבור בשלושה שלבים; ניתוח מצב, תגובה למצב ויישום.

אתה צריך צוות עם ניסיון בניהול שינויים . . לחלופין, יתכן שתצטרך לעבוד עם מנהיגים מחלקתיים בעת הקמת PMO. הכללה זו מסייעת בניהול התנגדות ושיפור שיתוף הפעולה.

ניתוח מצב

השלב הראשון כולל ניתוח המצב הקיים בארגון ובסביבה העסקית כולה. יתכן שתרצה להעריך תהליכים, שיטות, כלים ופעילויות לקביעת חסרונות. אל תחשוב רק אם משהו עובד או לא. קחו בחשבון אם יש אפשרויות טובות יותר או כלים טובים יותר שיצמצמו את עומס העבודה או ייישבו את המצב יותר מכפי שהם. בנוסף, יתכן שתצטרך להעריך פרויקטים בתוך הארגון.

עם המידע מהניתוח, אתה יכול לתכנן אסטרטגיית ניהול פרויקטים שתשפר את המערכת. עם זאת, עליך להיות מפורט בניתוח שלך כדי להבטיח שאתה תופס כל רעיון.

ניתוח מצב מלא יסייע לקבוע יעדי פרויקט בהתאם ליעדי החברה. זה אפשרי אם אתה כולל את כל בעלי העניין בהערכה שלך.

תגובה למצב – מה המשמעות של PMO?

לאחר ניתוח המצב, עליך ליצור תוכנית המגיבה לממצאים שלך. הצעד הראשון כאן הוא להגדיר את המטרה והאחריות. איזה תפקיד אתה רוצה שה- PMO יגיש? איך זה יכול להגיב לחסרונות שזיהית?

כך תוכלו לצבוט את ה- PMO כדי לשרת את מטרתו:

• הכשרת עובדים לפרויקט שזוהה
• תמיכה בפעילויות ותהליכים הקשורים לפרויקט
• עדיפות לשיטות עבודה מומלצות המבוססות על ניתוח עלות-תועלת
• שילוב כלי PMO

הרעיון הטוב ביותר הוא להתחיל בקטן ולהימנע מעומס יתר על ה- PMO מההתחלה. יתכן שתרצה לדבוק באחריות יחידה לשיפור הפרודוקטיביות. בנוסף, עליך לתקשר עם בעלי העניין כדי להגביל את הדרישות שלהם וליישר אותם עם פרויקטים ויעדים שוטפים.

ניתן לראות ב- PMO פיתוח חדש בארגון. המשמעות היא שהיא צריכה זמן להיות דבר שבשגרה. בנוסף, צפו לעקומת למידה תלולה ועזרו לעובדים להסתגל בהתאם.

יישום PMO

כל פרויקט דורש יישום פרויקט מהורהר. אתה צריך לעשות צעד בכל פעם תוך כדי הכנסת התשתית הנדרשת כדי לראות אותה דרך. בשלב זה, המיקוד שלך צריך להיות בניהול שינויים ולעזור לעובדים להסתגל לנורמלי החדש.

שלב זה דורש תקשורת אפקטיבית בכל הרמות כדי להעלות את כולם במהירות. שקול פלטפורמות שממקסמות את ההשתתפות ועוזרות להפיץ מידע ביעילות. למשל, תקשר לעובדים על הפרויקט, צוות הפרויקט כדי לראות אותו, מנהיג הצוות והיתרונות שלו.

ברגע ששלב היישום הוא על כל המערכות, אתה זקוק למדד ביצועים כדי להעריך את ההצלחה. לדוגמה, תצטרך דרכים לקבוע התקדמות לאחר כל שלב. ? מה יהיה מדדי הביצועים העיקריים?

זה המקום בו אתה צריך לקבוע סטנדרטים ומסגרות זמן. יש להסביר את כל המועד האחרון או החמצה.

שיפור יעילות ה- PMO שלך

.

לדוגמה, אם אחד מהפרויקטים שלך בסופו של דבר, יש לבצע הערכה של מציאת עובדות של אותו פרויקט במסקנתו כדי לנסות לקבוע מדוע. אם פרויקט Severy_ בסופו של דבר באופן דרמטי על התקציב, הדבר עשוי להצביע על כך שהמתודולוגיה המשמשת לחיזוי עלות הפרויקט היא פגומה ביסודה, ובכך מחייבת את ה- PMO שלך להעריך את הכלים והחישובים החזויים שלהם במקור.

חלק מתפקיד PMO הוא להציע סטנדרטיזציה כך שמשתנים נשלטים על פני כל הפרויקטים. .

מחשבות סופיות כיצד להגדיר בהצלחה PMO

עכשיו אתה יודע יותר על PMO בניהול פרויקטים וכיצד תוכל להשתמש בו כדי לשפר את ביצועי הפרויקט. בנוסף, יש לך ידע טוב יותר על חשיבותו של PMO בכל ארגון ומה הופך את PMO יעיל.

מידע זה אמור לעזור לך לשפר את הארגון שלך על ידי הבנה בבירור מה המשמעות של PMO, כיצד ניתן להקים PMO וכיצד ארגון מיישם בהצלחה PMO בצורה בקנה מידה ובריא.

מה המשמעות של PMO? כל מה שאתה צריך לדעת על PMO

כולנו היינו רוצים לעבוד בצוות עם הטובים ביותר. לרוע המזל יש צוות מוכשר זה לא מספיק מעצמו כדי לעסוק בעסק מצליח. . הכישלון מתקרב ללא תקשורת, זמן וניהול פרויקטים.

אם אתה סובל מבעיות אלה ואתה רוצה יעילות, ראש הממשלה יכול להיות הדבר שהעסק שלך צריך. בואו נלמד אותך את ראש הממשלה מַשְׁמָעוּת.

מה המשמעות של ראשי תיבות של PMO?

ישנן סיבות רבות לכך שפרויקט יכול להיכשל במיוחד בחברות גדולות. משרד ניהול פרויקטים (ראש הממשלה) מורכב מאנשי מקצוע עם מומחיות בניהול פרויקטים ועוזרים להם להצליח. הם יכולים להיות קבוצות פנימיות או חיצוניות, מה שאומר שניתן לבחור בהן מהחברה שלך, או שאתה יכול להעסיק אנשי מקצוע. כך או כך, אם אתה מתקשה עם הפרויקט שלך זה המקום ללכת אליו.

הפופולריות שלהם גדלה מאז שנות האלפיים מסיבה כלשהי. . ואז הם מראים כיצד צוותים יכולים ליישם זאת על העבודות שלהם עם היעילות הגדולה ביותר. עם טכניקות התזמון שלהם. חסרים מועדים ולא לדעת מתי להתחיל פרויקט הופך להיות נחלת העבר. מוצג כי קיום משרד המוקדש לניהול פרויקטים יכול להגדיל את אחוזי ההצלחה של הפרויקטים.

האופטימיזציה היא המפתח ב ראש הממשלה, הם כאן כדי לוודא שהכל בדרך. . עם מחקר וניתוח נרחב, הם מגלים מה יכול לגרום לפרויקט שלך להיכשל. סיכה את הבעיה בשלב מוקדם שומרת על הצוות בדרך הנכונה.

מהם 3 סוגי PMO?

ראש הממשלה הוא לא גודל אחד מתאים לכולם. . מכיוון שהחסרונות שלהם עשויים להיות שונים מעסקים לעסקים. אפילו צוותים מאותה חברה יכולים להתקשות להשלים את הפרויקטים שלהם מסיבות שונות. זה הביא ליצירת שלושה סוגים של שהם תומכים, הנחיה ושליטה.

1. PMO תומך: הם יד מועילה בזמני צורך. זה לא קפדני כמו אחרים, תומך ראש הממשלה מאפשר לחברי הצוות להחליט אם הם זקוקים לעזרה או לא. הם לא יכולים לאכוף כללים אלא לסייע להם בכלים והתייעצויות.
2. הוראות PMO: משרד ניהול הפרויקטים מחזיק בשליטה מלאה בפרויקטים שלך. הכל צריך להיעשות על פי הכללים שלהם. אין גמישות, בניגוד ל- PMO התומך.
3. שליטה ב- PMO: חשוב על זה כטוב משני העולמות. ראש הממשלה כאן כדי לעזור ולקבוע את כללי הקרקע. הם עוזרים בכלים והדרכה נחוצים, אך עדיין יש לך קצת חופש לעשות את הפרויקט.

כיצד לבחור את סוג ה- PMO הטוב ביותר עבורך?

עכשיו כשאתה יודע על הסוגים השונים של PMOS הגיע הזמן לבחור את המתאים ביותר. חשבו על צרכי העבודה שלכם, האם מדובר בעבודה ממשלתית הדורשת טיפול מירב או שמא מדובר בחברה קטנה בה חופש מוערך? שליטה ראש הממשלה הוא הנפוץ ביותר מבין אלה, זהו המדיום המאושר עם גמישות, אבל אתה יודע שיש להם את הגב שלך. אם אתה עובד בחברה קטנה יותר תומך ראש הממשלה יכול להיות הטוב ביותר עבורך, אבל מקום מחמיר יותר כמו משרד ממשלתי עשוי להעדיף סוג הנחיה.

מה האחריות של PMO?

משרד ניהול הפרויקטים הוא המדריך שלך לעבודה יעילה. חובתם העיקרית היא לבטל בזבוז זמן, כסף, והכי חשוב המאמצים שלך. בעזרתם אתה מתמקד בעבודתך ולא לדאוג לסיכון להיכשל בפרויקט. אבל איך הם עושים את הדברים האלה?

• בצע אופטימיזציה של ניהול פרויקטים לטובת הצוות
• להקל על בחירת הפרויקט
• צמצם את הלחץ שמקורו במועדים וכישלון בפרויקט
• נהל את הסיכונים
• עקוב אחר הכספים וודא ששום פרויקט אינו נמצא על התקציב
• וודא כי אין תקשורת שגויה שעלולה לגרום לסיבוכים
• שמירה על מסמכים ודיווחים על פרויקטים
• מתן היסטוריית פרויקטים
• מעקב אחר מה שמועיל לצוות ומה לא
• סקור את הפרויקט ותן משוב

בקיצור, הם עושים את ההרמה הכבדה, כך שכל הצוות שלך צריך לעשות הוא להתמקד בהשלמת הפרויקט. הפרודוקטיביות הולכת וגוברת בזמן שהכל נמצא בבדיקה. לא עוד להתעכב על פרטים. ראש הממשלה .

מה התפקיד של צוות PMO?

התפקיד של א ראש הממשלה הצוות (משרד ניהול פרויקטים) הוא לתמוך ולבצע אופטימיזציה של פעילויות ניהול פרויקטים בארגון. ה ראש הממשלה הצוות מספק הנחיות, משאבים ושיטות עבודה מומלצות למנהלי פרויקטים וצוותים, ומסייע להבטיח כי הפרויקטים יבוצעו ביעילות, ביעילות ובהתאמה ליעדים ויעדים ארגוניים.

באופן ספציפי, ראש הממשלה הצוות עשוי להיות אחראי ל:

1. פיתוח והטמעה של מדיניות, נהלים ומתודולוגיות של ניהול פרויקטים המתאימים ליעדים ויעדים ארגוניים.
2. מתן הכשרה, אימון ותמיכה למנהלי פרויקטים וצוותים, ועוזר להבטיח שיש להם את הכישורים והידע הדרושים כדי לספק פרויקטים בהצלחה.
3. מעקב אחר התקדמות הפרויקט ומתן דיווח קבוע להנהלה בכירה, בעלי עניין וצוותי פרויקט.
4. זיהוי וניהול סיכוני פרויקט, סוגיות ותלות, ופיתוח תוכניות הפחתה במידת הצורך.
5. .
6. ניהול תקציבי פרויקט ומשאבים, הבטחת פרויקטים מועברים בזמן, בתקציב ולשביעות רצונם של בעלי העניין.
7. תמיכה בפיתוח ותחזוקה של תיקי פרויקטים, כולל סדרי עדיפויות לפרויקטים, הקצאת משאבים ודיווח על תיקים.

בסך הכל, התפקיד של ראש הממשלה הצוות אמור לספק מנהיגות ריכוזית, הדרכה ותמיכה בפעילויות ניהול פרויקטים בארגון, לסייע להבטיח כי הפרויקטים יועברו בהצלחה ובהתאמה ליעדים ויעדים ארגוניים.

האם PMO הוא עבודה מנהל?

למעשה, א ראש הממשלה (משרד ניהול פרויקטים) יש יותר מה לעשות מאשר רק להתמודד עם ניירת. ה ראש הממשלה מבצעת חובות ניהוליות הקשורות לניהול פרויקטים, כגון יצירת דוחות סטטוס פרויקטים וניהול תיעוד פרויקטים, אך היא גם ממלאת תפקיד אסטרטגי במאמץ של הארגון לתמוך ולקדם את נהלי ניהול הפרויקטים שלו.

עם דגש על מילוי יעדי הפרויקט, לוח הזמנים והתקציבים, חיוני בכדי לוודא שהפרויקטים מתבצעים בהצלחה וביעילות. זיהוי ובקרה של סיכוני פרויקטים, יישום טכניקות ניהול פרויקטים אחידים ברחבי החברה ובניית תרבות של שיפור מתמיד הם כולם חלק מזה. זה כולל גם תמיכה ומנחה מנהלי פרויקטים וצוותים.

כתוצאה, ה ראש הממשלה הוא חלק מהותי בניהול פרויקטים יעיל בתוך חברה, ולא רק תפקיד מנהלי.

האם PMO עבודה קשה?

אחרי שקראתי את כל מה שיש לדעת עליו PMOS, זה יכול להתחיל להישמע כמו אפשרות עבודה מאוד מעניינת. כשמדובר בשאלה אם ראש הממשלה היא עבודה קשה שאיננו יכולים לתת תשובה לזה. זה תלוי במערך המיומנות שלך, ביכולות לפתרון בעיות ובחברה שאתה חושב איתה לעבוד איתה. יש לו אלמנטים רבים שעליך לזכור. סוגים שונים של PMOS יהיו לך ציפיות שונות ממך. אם אתה חושב שתשגשג בעבודה כמו תומך ראש הממשלה זה לא מתאים לך, ייתכן שתרצה לשקול את ההחלטה שלך. עבודה זו יכולה להיות מלחיצה בגלל אופי כל משימה תלוי בך. .

אם קיבלת את ההחלטה שלך על מעבר לקריירה זו, אנו ממליצים לך לקבל השכלה נאותה להיות חלק מ- ראש הממשלה. אתה יכול לקבל את הקורסים הדרושים באינטרנט, גוגל מציעה תעודת ניהול פרויקטים מקצועית בחינם.

מי צריך PMO?

האם החברה שלך מתקשה לעמוד במועדים? האם תקשורת כל כך גרועה ששום דבר לא נעשה? האם איש אינו יודע באילו כלים לשימוש לניהול פרויקטים? , ראש הממשלה יכול להיות הדבר שאתה צריך.

במיוחד לחברות גדולות יש כל כך הרבה משימות ביד, עד שהן נפוצות שיש להן תערובות ותקשורת שגויה. קשה לשמור על קשר עם כל מחלקה אחרת. משרד לניהול פרויקטים פנימי או חיצוני יכול לעזור לך להכניס את הצוותים שלך לתור. זה שומר על התפוקה גבוהה ועולה נמוך. תראה את היתרונות ברגע ששיצון הלקוחות יגדל.

כמובן שכמה חברות מסתפקות בדרך בה הן עושות את עבודתן. אז, א ראש הממשלה יתכן שלא מתאים להם מכיוון שצוות של מנהלי פרויקטים המשנים את המערכת שלהם יכול להוביל לירידה במורל וביצועים.

PMO – פרויקט בניהול משרדים

על פי מחקר של ראש הממשלה פתרונות כי בשנת 2016 85% מהחברות עבדו איתן PMOS בעוד שמספר זה היה 48% בשנת 2000. ? כאשר הושווים את הנתונים לשנים הקודמות, פרודוקטיביות ושיעור השלמת המשימות גדלו בחברות שהחלו לעבוד איתן PMOS. מכיוון שהמועדים כבר לא מפספסים והכל כל כך יעיל, הרווח גדל. זה שימח גם צוותים וגם לקוחות.

אם הצוות שלך מתקשה בתזמון הפרויקטים, תקשורת שגויה ובעיות תקציב שמור על מידע על משרדי ניהול פרויקטים.

נהל את הפרויקטים שלך עם beforesunset

תועלת ניהול פרויקטים מאוד מ- BeforeSunset. אתה יכול לתכנן, לנהל ולפקח על פיתוח הפרויקט שלך בעזרת Beforesunset, שבסופו של דבר יגדיל את הפרודוקטיביות והיעילות. אתה יכול לחלק את הפרויקט למשימות קטנות יותר לניהול לניהול ולהקצות אותן לחברי צוות עם תאריכי יעד באמצעות טכנולוגיות ניהול משימות. זה מבטיח שכולם פועלים לאותן יעדים וכי המשימות מסתיימות על פי לוח הזמנים. כמו כן, אתה יכול לעקוב אחר הזמן שהוקדש לכל עבודה, לעקוב אחר ההתקדמות שלך ולבצע כל שינויים באמצעות BeforeSunset.

למה אתה מחכה? נסה את BeforeSunset עוד היום!

להלן רשימה של 100+ כלי פריון